Un automóvil por sí solo no llegará a ningún lado, necesita de un conductor que lo opere. Si este conductor no lo sabe manejar, el automóvil seguramente se chocará, pero si el conductor se entrena y conoce todas las capacidades de su automóvil, éste lo llevará a donde lo necesite de manera segura.

Así mismo funcionan los sistemas de gestión empresarial, necesitan gente que los opere y los conozca para que los datos ahí gestionados ofrezcan información veraz y relevante para la toma de decisiones. De lo anterior podemos asegurar que para que un sistema de gestión funcione con éxito, se deben cumplir dos condiciones fundamentales:

1. Que los datos sean veraces: esto quiere decir que los datos que ingresan los usuarios al sistema correspondan a la realidad de la empresa.
2. Conocer a fondo el sistema: saber cómo funciona el sistema y de los que es capaz. Esto maximizará los beneficios que le puede ofrecer a la empresa, desde lograr trabajar de manera más eficaz y eficiente, facilitando el trabajo de todos, hasta brindar información relevante y oportuna a la gerencia para la toma de decisiones.

Para que estas dos condiciones se den es primordial que se realice un proceso de implementación exitoso que tenga como resultado tanto un personal altamente calificado en el uso del software, como un software parametrizado correctamente según la necesidad de la empresa.

A continuación, queremos contarles unos consejos que ayudaran implementar con éxito un software de gestión empresarial:

1. CONCIENTIZA

Implementar un Sistema de Gestión Empresarial NO es solo implementar un software; es cambiar la manera de trabajar actual en todas las áreas de la compañía, e implica sacar de la zona de confort a muchos, si no todos, los empleados de la misma.

Por eso es de vital importancia concientizar a todos en el cambio que se viene y debe existir un compromiso impulsado desde la gerencia con el fin de alinear a todos en dicho cambio.

1. PLANIFICA

Lo más importante a tener en cuenta cuando se decide adquirir un software de gestión empresarial, es la realidad de tu empresa. Hay que preguntarse cuál es la necesidad de la empresa y cuál es el objetivo de adquirir un nuevo software y establecer un presupuesto realista que tenga en cuenta los tres pilares claves en la planificación de todo proyecto: Alcance, Costo y Tiempo.

Un punto clave en la planificación corresponde a los recursos necesarios para que el software pueda trabajar de manera idónea. Recursos tales como, equipos, redes, internet, pueden hacer la diferencia en la experiencia del usuario cuando trabaja con el software. Una infraestructura adecuada evita problemas como lentitud, caídas del sistema, perdida de información, etc.

1. ARMA TU EQUIPO

Si bien, armar un equipo hace parte de una buena planificación, dada su importancia lo diferenciamos del punto anterior. Asignar un equipo, y especialmente un líder, que sea el responsable de la implementación va a permitir tener control sobre todas las actividades y sobre todo en la comunicación tanto interna como con el proveedor del sistema de gestión.

El equipo debe ser interdisciplinario con el fin de que tenga personal representativo de todas las áreas involucradas en la implementación.

1. CAPACÍTATE

Al inicio de este escrito mencionamos que, así como un automóvil necesita de un conductor que lo dirija, un sistema de gestión empresarial necesita personal con los conocimientos necesarios para poder operarlo satisfactoriamente. El conocimiento que se requiere del software no se limita a cómo y dónde ingresar la información, sino que es menester saber cómo funciona, que implicaciones tiene cada una de sus funciones y cómo se comportan los datos dentro del sistema para luego convertirse en información relevante.

La capacitación debe ser periódica para mantener al personal entrenado y actualizado en los cambios que pueda tener el sistema de gestión en el futuro. Así como los sistemas evolucionan, el personal que los opera debe evolucionar con ellos con el fin de alcanzar, o mantener, la segunda condición de éxito mencionada al inicio de este post.

“Si el equipo no comprende las características del software, o simplemente las ignora, no se utilizará en todo su potencial y no logrará los resultados esperados”

1. DOCUMENTA

Directamente relacionado con el punto anterior. Documentar los procesos que se aprenden durante el proceso de implementación le permite a la empresa tener un método para mantener el conocimiento del sistema en la empresa. Esto le facilitará la transferencia de conocimiento a futuro, en caso de que haya un cambio en el equipo de trabajo.

Bibliografia:

https://www.myabcm.com/es/blog-post/implementacion-de-un-software-de-gestion-de-costos/#:~:text=Una%20implementaci%C3%B3n%20de%20software%2C%20si,y%20la%20mano%20de%20obra

https://www.conasa.es/blog/exito-la-implementacion-sistema-gestion-erp/

https://www.gb-advisors.com/es/implementacion-de-software-5-consejos/